¿Qué es Google Workspace?
Google Workspace o Google Espacio de Trabajo es un conjunto de herramientas que hace máaaas fácil y rápido tu trabajo del día a día. Oh sí, nuestros amigos de Google piensan en todo 😎
Google Workspace ofrece una versión gratuita y una de pago (la versión paga viene a reemplazar lo que antes era GSuite para empresas) y este relanzamiento trae funciones integradas entre todas las herramientas, con el fin de ahorrar tiempo y facilitar la usabilidad.
¿Qué tal si empezamos desde el principio?
¿Cómo accedemos a las demás herramientas de Google desde el Gmail?
Quizás eres de las personas que nunca usaron las demás herramientas de Google o conocen sólo unas pocas, pero definitivamente han entrado varias veces a su cuenta de correo Gmail.
Por eso, ¡empezamos por explicar cómo acceder al menú de herramientas desde tu Gmail!
► Desde la computadora
1. Abre el navegador e ingresa a https://mail.google.com/
2. Ingresa tu usuario y contraseña de tu dirección de correo Gmail
3. Ve hacia el menú de cuadraditos de la esquina superior derecha en tu pantalla
4. Haz click y se desplegarán las herramientas de Google.
Las aplicaciones que aparezcan y el orden en que aparezcan van a variar según el uso que le de cada persona.
► Desde el celular
Los teléfonos móviles más recientes ya vienen de fábrica con Gmail integrado, así como otras herramientas de Google. Principalmente, vas a encontrar los íconos por separado de Gmail, Buscador de Google y Google Calendar. No te preocupes, las que no tengas en tu móvil, podrás descargarlas desde PlayStore.
¿Preparados para conocer las herramientas principales de Google? ¡Empecemos!
1. Google Drive
Traducido al español criollo, Google Drive es el espacio virtual, la nube, donde podemos guardar todos los documentos que creemos.
Por ejemplo, ¿quieres una hoja en blanco donde plasmar tus ideas? O tal vez, ¿necesitas volcar los gastos que realizaste este mes en una hoja de cálculo? O quizás, antes de lanzar un nuevo servicio, quieres realizar una encuesta a tus clientes potenciales y saber qué piensan.
Bien, todos esos documentos (y más) quedarán guardados en tu nube de Google Drive. En esta nube, podrás organizar tus archivos en carpetas y compartirlas con las personas que necesites.
¿Cómo crear un nuevo archivo?
1. Ingresa a Google Drive > “Mi Unidad”.
2. Haz click derecho con el mouse y elige el tipo de archivo que quieres crear (te los presentamos a continuación).
Google Docs (Documentos):
¡Seguro recuerdas el famoso Word donde escribíamos los trabajos de la escuela! La versión de Google es similar. Nos permite dejar comentarios y realizar correcciones en vivo con nuestros compañeros, descargar el documento en PDF, enviarlo por e-mail, presentarlo en videollamada, incluir enlaces, entre otras funciones. Lo mejor de los documentos en línea es que… ¡se guardan automáticamente!
Google Sheets (Hojas de cálculo):
Apostamos a que también recuerdas a nuestro querido amigo Excel. La hoja de cálculo de Google te permite crear fórmulas para controlar ingresos y gastos, realizar promedios, proyecciones y más. A veces es también usada para crear tablas y cuadros. Al ser un documento en línea, se guarda automáticamente y puede ser editado por varias personas al mismo tiempo, lo cual es extremadamente útil cuando trabajas con un equipo.
Google Forms (Formularios):
Una herramienta muy útil para cuando quieres que tus alumnos se inscriban a un evento o para recolectar respuestas de potenciales clientes. Luego, puedes descargar o imprimir los resultados.
Google Slides (Presentación):
Existe una versión del Power Point en Google, por supuesto. Arma tus presentaciones de producto o marca y aprovecha los temas prediseñados que te ofrece Google. Permite que tus compañeros puedan editar el archivo y descárgalo en formato PDF o Power Point a tu computadora.
2. Google Calendar:
El calendario de Google es uno de los más completos que existe en el mercado! Puedes crear eventos, colocarle fecha y horario, asignarle un color que te ayude a distinguirlo, programar recordatorios a determinadas horas para no olvidarte del evento, habilitar la vista del día, de la semana, del mes o del año entero, permitir que las notificaciones te lleguen al celular y se muestren en la pantalla de escritorio… ❤️ OK, sí, nos encanta.
Además, puedes compartir el calendario con otras personas e importar el calendario de alguien más al tuyo, con el fin de ver los eventos de ambos en un mismo lugar.
3. Google Meet:
El servicio de videoconferencias premium de Google ahora es gratuito! Esta plataforma de videollamadas para negocios es segura y fácil de usar. Nuevas personas podrán unirse sólo si el organizador admite su ingreso, permitiendo hasta 100 participantes. Puedes crear una reunión en el momento o agendarla en el calendario de Google, vinculando el enlace de la reunión al evento e invitando a otros participantes para que también reciban la notificación del evento.
4. Google My Business (Google Mi Negocio):
Esta herramienta sólo la verás si has creado previamente tu perfil en Google My Business. Tener un perfil aquí te ayudará a incrementar la visibilidad de tu negocio, ya que te permite vincular tu sitio web, publicar tus horarios y dirección, compartir las reseñas de tus clientes y exhibir tus productos, entre otras funciones. Revisa el artículo que publicamos con el paso a paso para iniciar tu perfil!
Nuestra recomendación… ¡Explóralo todo!
Juega, experimenta las herramientas y descubre cómo ahorrar el tiempo de tu equipo de trabajo.
¿Qué te parecen las herramientas de Google?
¿Ya las habías probado todas? ¿En qué medida esto mejoró tu trabajo del día a día? ¡Cuéntanos tu experiencia en los comentarios! 😊
